Por Milton Ribeiro
Diariamente,
geramos uma grande quantidade de dados. Contudo, diante de tamanho volume,
organizar, monitorar e tratar tanta informação pode se transformar num
verdadeiro desafio. A boa notícia é que já há alternativas eficazes para fazer
isso, transformando dados em elementos decisivos para a tomada de decisões
assertivas.
Prova
disso é que, de acordo com um levantamento realizado pela BI-Survey, cerca de
60% das empresas que possuem um alto desempenho, utilizam ferramentas para
coletas e análises de dados. Entretanto, algumas armadilhas precisam ser
evitadas.
Segundo
uma pesquisa do Gartner Group, quando não há estratégias claras para essa
atividade, o desperdício de tempo é grande. Segundo o estudo, os profissionais
de análises de dados passam cerca de 37% de suas horas trabalhadas procurando
informações e 23% organizando. No fim, apenas 3% dos dados coletados são
realmente utilizados para uma finalidade estratégica.
Tendo
em vista a importância dos dados para tomadas de decisões, bem como alinhá-los
para um foco efetivo, destaco aqui cinco pontos cruciais para ajudar nesse
processo.
#1
Saiba aonde quer chegar: Não
adianta apenas coletar dados, sem ter traçado aquilo que está sendo procurado.
Por isso, faça uso de KPIs (Key
Performance Indicator) que ajudam na visualização do desempenho da
empresa, assim como de OKRs (Objectives
and Key Results) para fazer um acompanhamento preciso das metas.
Ter dashboards e cockpits é fundamental para
visualizar as informações de forma rápida, clara e precisa.
#2
Só colha os dados que vai analisar: O excesso de informações coletadas pode acabar resultando
em erros, pois diante de um volume excessivo, muitas vezes, nem todo material
será analisado. Por isso, tenha definida a estratégia e colha apenas o que é
relevante para a empresa e que, de fato, será utilizado. Ter dados demais, além
de tirar o foco do que realmente é importante, pode até gerar confusões.
#
3 Utilize ferramentas:
Coletar e interpretar dados é uma tarefa árdua e praticamente impossível de ser
executada de forma manual, sem a utilização de sistemas específicos para essa
função. Nesse processo, a implementação de softwares de gestão, como ERPs e
Business Intelligence, são recursos fundamentais que, além de automatizar essa
função, são capazes de emitir relatórios consistentes e em tempo real,
reduzindo falhas e aumentando as chances de tomar as melhores decisões na hora
certa.
#
4 Analise os dados:
Todo o material coletado precisa ser analisado, pois os indicativos, por si só,
não sustentam uma boa tomada de decisão. A partir da análise é que se torna
possível ter a informação exata de como está o andamento da empresa, e
identificar aquilo que precisa ser melhorado. Saber interpretar as informações
adequadamente é essencial para garantir o sucesso dessa operação.
#
5 Faça investimentos certeiros:
Para que a coleta de dados seja efetiva, a tecnologia é o recurso principal.
Entretanto, ao fazer investimentos, tenha em vista a escolha de softwares
integrados e auditáveis, que disponham de todas as funções embarcadas, sem a
necessidades de contratações adicionais. Dessa forma, além de reduzir custos, a
empresa evita o desperdício de esforços e reduz margens de erros.
Em
suma, não há mais como ignorar a importância dos dados para a tomada decisões,
independentemente do porte ou segmento de uma empresa. Contudo, a função exige
foco e precisão, a fim de que se tenha um trabalho realmente positivo para o
bom desempenho da companhia. Com a estratégia e as ferramentas certas, essa é
uma atividade que está ao alcance de todos.
Milton
Ribeiro é CEO da
SPS Group, uma das maiores parceiras SAP Business One do Brasil.
Sobre
a SPS Group
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