Especialistas da Seal Telecom reúnem 8 dicas para garantir que suas videoconferências sejam mais seguras
Com o teletrabalho, empresas devem tomar cuidados extra para manter a integridade das
Muitas informações estratégicas, e até mesmo confidenciais, são compartilhadas em reuniões de negócio, e ficam expostas e vulneráveis. É por isso que as empresas investem em infraestrutura de rede robustas e salas com isolamento acústico, para protegê-las. A pandemia, no entanto, fez com que muitos funcionários passassem a trabalhar de suas casas, transferindo o conteúdo desses encontros para fora dos escritórios. A tendência é que as reuniões sigam acontecendo de maneira virtual, mesmo na era pós-Covid, com muitas corporações escolhendo um modelo híbrido de trabalho, e evitando perder um tempo de produtividade valioso com tantos deslocamentos.
Além
das tecnologias que podem ser contratadas para aumentar a cibersegurança e
privacidade das reuniões virtuais, especialistas da Seal Telecom, uma empresa
do grupo Convergint, reuniram uma lista com 8 protocolos que podem ser
colocados em prática a partir de agora pelas equipes de trabalho antes, durante
e depois dos encontros remotos, para aumentar a camada de segurança contra
ataques, invasões ou sequestro de informações.
1-
Convide apenas as pessoas essenciais para a roda de conversa - Comece editando a
lista de presença do seu evento: quanto menos pessoas na reunião, melhor, pois
serão menos IPs conectados de localidades distintas. Convide apenas quem está
diretamente envolvido no projeto, diminuindo riscos. Pessoas pouco envolvidas
com o tema, podem deixar escapar informações até mesmo por não saberem que são
sigilosas.
2-
Ative notificações de encaminhamento dos convites - Se algum convidado da
sua reunião julgar necessário a presença de outro participante e encaminhar o
convite, é importante que você receba uma notificação para estar ciente. Assim,
você evita surpresas desagradáveis.
3-
Controle a sala virtual como anfitrião - Com a intenção de
manter um fluxo organizado e um filtro da entrada de pessoas nas reuniões,
apenas o anfitrião deve ter permissão para admitir ou recusar o ingresso de
participantes. É também essencial que o organizador tranque a reunião depois
que todos os convidados chegarem.
4-
Bloqueie o salvamento automático do chat - Usando esse recurso,
o anfitrião evita que alguém leve informações sensíveis, como links e
comentários compartilhados durante a conversa.
5-
Desabilite o compartilhamento livre de telas - Para manter a organização
e segurança do evento, é melhor desabilitar o compartilhamento livre de telas e
reunir no anfitrião o poder de dar permissão. Isso diminui as chances de que um
convidado tenha seu usuário sequestrado e compartilhe conteúdo impróprio.
6-
Crie diferentes senhas para autenticar usuários - Aplicativos de
videoconferência permitem habilitar a solicitação de autenticação prévia à
entrada dos usuários nas reuniões por meio de senha enviada no convite. Além do
link, o convidado tem que apresentar o código de acesso, evitando que
desconhecidos entrem de penetra. Após cada encontro, é importante mudar a senha
da sua sala pessoal.
7-
Automatize processos - As
ferramentas de videoconferência disponíveis no mercado costumam permitir que as
configurações de segurança sejam padronizadas, ou seja, é possível deixar os
comandos preferidos no modo automático, sem necessidade de repeti-los a cada
encontro realizado.
8-
Cuidado com os e-mails - Por
fim, existem softwares que criptografam conteúdos de e-mails, mantendo toda a
conversa pós-reunião em sigilo. No entanto, se sua empresa não investe nessa
tecnologia, é importante ter cuidado para não compartilhar informações
sigilosas ou estratégicas por e-mail.
Com
dicas rápidas e práticas, é possível potencializar o uso dos aplicativos de
videoconferência disponíveis no mercado hoje, adicionando camadas de segurança
extra sem aumentar custos. “Para que as tecnologias sejam eficazes em suas
proposições, é imprescindível educar colaboradores em relação a protocolos e
medidas de segurança. Uma equipe bem treinada é chave para ter uma empresa
segura”, afirma Wagner Bernardes, diretor de vendas da Seal Telecom.
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