O
recesso de final de ano está chegando. Além do merecido descanso após um
período de intenso trabalho e dedicação, muitos profissionais aguardam ansiosos
pelas festas de confraternização de final de ano em suas empresas. Ao contrário
dos eventos presenciais realizados em anos anteriores, para 2020, uma boa opção
é a confraternização no formato virtual.
Em
tempos de pandemia do novo coronavírus, a adoção da modalidade de teletrabalho
e de home
office foi alternativa para as organizações se adequarem às
exigências das autoridades de saúde, garantindo um ambiente seguro de trabalho
aos colaboradores. Neste novo cenário, os eventos presenciais que envolvam
aglomerações deverão ser evitados. É esperado que nem todas as empresas
consigam promover os seus eventos no formato drive-in ou em espaços maiores.
Por isso, fazer o uso da tecnologia digital pode ajudar os gestores a
organizarem e realizarem as confraternizações empresariais de forma virtual.
É
evidente que 2020 foi um ano atípico, envolveu muitos desafios, acarretou
mudanças na forma de executar as atividades e demandou a necessidade de
adaptações por parte de todos. Por isso, a festa de confraternização de final
de ano da empresa é uma forma de se reconhecer o esforço e agradecer a
contribuição de toda a equipe para as conquistas e resultados corporativos.
Os
gestores não podem deixar de realizar os eventos de confraternização,
considerados importantes pelas equipes, principalmente por proporcionarem a
troca de experiências, incentivarem uma convivência mais colaborativa entre os
colegas, gerando o sentimento de pertencimento em todos os colaboradores das
organizações.
Ainda
há tempo para organizar a confraternização de final de ano online
da sua empresa. Confira a seguir algumas sugestões e dicas:
1
– Planeje e organize o evento on-line: não poupe esforços para que a
festa de confraternização de final de ano proporcione uma experiência agradável
e marcante para todos os envolvidos. Lembre-se da importância de estruturar o
projeto do evento e definir o orçamento detalhado, prevendo os gastos e
recursos financeiros necessários para a sua realização. Outras dicas valiosas: feche
parcerias com fornecedores de qualidade e leia com atenção os contratos que
serão firmados com os prestadores de serviço para evitar dores de cabeça no dia
do evento online;
2
– Defina a data e local de forma antecipada: a definição precisa e
antecipada do tema, data e local do evento facilitará o seu desenvolvimento.
Considere o cronograma de projetos e atividades da empresa pois eventos
simultâneos poderão impossibilitar a presença e participação dos colaboradores.
Analise as opções de aplicativos para eventos online, suas funções e recursos
(gratuidade, forma de acesso, recursos, quantidade simultânea de participantes,
qualidade de áudio e imagem).
3
– Busque o engajamento da equipe: trabalhe a comunicação interna e
elabore convites que despertem a curiosidade e as expectativas dos
colaboradores a respeito do evento. Outra ideia interessante é programar o
envio de e-mail marketing com a contagem regressiva ao dia da festa de
confraternização. Compartilhar com os colaboradores uma playlist
com as músicas de artistas que serão executadas durante evento também é uma
estratégia divertida de engajamento;
4
– Lembre-se da importância das ações que precedem o evento: defina como
será o roteiro do evento (já que a transmissão será ao vivo), quem serão os
apresentadores (preferencialmente pessoas alegres e comunicativas, podendo ser
um colaborador, gestor ou um artista que represente a empresa), a estrutura dos
materiais visuais (slides, vídeos comemorativos, equipamento de transmissão) e
montagem cenográfica (se o evento será transmitido da empresa, estúdio ou de
outro local);
5
- Crie uma atmosfera propícia ao evento: analise o perfil da equipe e
considere trabalhar uma programação animada com estratégias de entretenimento
envolvendo os colaboradores. Algumas sugestões interessantes são: promoção de
sorteios, premiações, brindes, entrega antecipada de kits (camisetas, bonés,
canecas, bebidas, cesta gourmet, etc.). O evento também poderá ter atrações
especiais como: apresentações musicais, shows de comédia e presença de DJ.
6
– Cuide da etiqueta profissional: a festa corporativa é um momento de
confraternização e descontração. Mesmo no ambiente on-line, recomenda-se manter
uma boa postura, cuidar da aparência, acompanhar as regras protocolares e
evitar comportamentos questionáveis que possam prejudicar a sua imagem na
organização.
Para
finalizar, trabalhe o entusiasmo e otimismo. É necessário considerar que muitos
colaboradores passaram por dificuldades no ano de 2020 e que alguns se sentem
mais sensíveis na época de final de ano. Mostre que celebrar na companhia dos
gestores e colegas de trabalho pode ser uma opção significativa de contato e
interação, evitando a sensação de solidão. Promova uma confraternização de
qualidade para manter a sua equipe unida e motivada nos próximos anos.
Autora:
Adriana Czajkowski é coordenadora dos cursos de Secretariado e Assessoria
Executiva Digital do Centro Universitário Internacional Uninter. Coautora do
livro Eventos: uma estratégia baseada em experiências (Editora InterSaberes,
2017).
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